Charte de participation de NOTRE communauté

Caractéristiques de notre communauté

1. Nom de la communauté
 
« Communauté virtuelle d'apprentissage et de pratique en soins d'urgence du Québec »
«  CVAP en soins d'urgence »
Site web : http://liferay.cess-labs.com/web/cvap-soins-urgence-Quebec/accueil
 
2. Raison d'être
 
Favoriser l'amélioration continue de la qualité des soins infirmiers d'urgence par l'échange et la mise en commun d'informations et de connaissances.
 
3. But / objectif
 
Regrouper des infirmières ayant un mandat d'amélioration de la qualité des soins d'urgence afin de leur permettre d'échanger de l'information, des points de vue et des conseils, de résoudre des problèmes et d'approfondir des connaissances dans leur domaine de pratique.
 
4.       Valeurs :
  • PARTAGE - RÉCIPROCITÉ
  • ENTRAIDE
  • CONFIANCE
  • ENGAGEMENT
5. Qui peut être membres
 
Des infirmières en position « d'éducation » (ex : conseillère) ou de « gestion » (ex : infirmière chef) ouvertes à partager sur les aspects d'amélioration de la qualité des soins d'urgence au Québec.

Dynamique entre les membres

6. Engagement des membres et principes de participation
 
Activités quotidiennes :
 
a) Le membre s'engage à visiter régulièrement (ex : 1 fois / semaine) le site de la CVAP et de répondre aux messages des autres membres dans le forum
b) Le membre peut répondre en apportant une expérience, une opinion, un fichier, etc. Il peut aussi répondre en mentionnant qu'il a le même questionnement que l'auteur d'un message. Ceci permet d'identifier des besoins communs
c)  Le membre s'engage à partager avec les autres membres les informations (opinions, expertises, expériences et documents) qu'il possède en lien avec les objectifs de la CVAP
d) Tous les documents et références peuvent être joints dans un message dans le forum. L'animatrice se chargera de classer l'information au bon endroit sur le site.
e) Par ailleurs :
  • Le compte et le mot de passe pour accéder au site ne sont pas transférables à une autre personne.
  • Le membre demeure responsable de l'utilisation des informations et des documents obtenus via la CVAP. En ce sens, les échanges sur le site ne sont pas considérés comme des consultations professionnelles et ne peuvent pas engager la responsabilité d'une autre personne.
  • Le membre s'engage à faire preuve de respect dans les échanges.
Activités ponctuelles et projets spéciaux
 
f)  Les membres de la CVAP s'engagent à participer à au moins une rencontre annuelle de la CVAP.
 
g) Des projets spéciaux (ex : formations, webinaires, projet pilote d'amélioration de la qualité, etc.) sont proposés aux membres. Ceux-ci sont libres d'y participer ou non. Certaines activités peuvent avoir un nombre limité de participants. Les règles d'accès seront alors précisées à l'avance (ex : ancienneté dans la communauté, premier arrivé, etc.).
 
7. Animation
 
La communauté est animée par une personne compétente à la fois dans les soins d'urgence et dans l'animation de communauté virtuelle de pratique.
 
8. Mode de communication entre les membres de la CVAP
 
a) Le mode d'échange entre les membres est principalement le forum de la CVAP.
 
b) Les membres qui se téléphonent ou se rencontrent pour échanger devraient laisser une trace de leur échange dans un message du forum.
 
c)  L'animatrice et/ou le coordonnateur utilise un « Info-lettre » envoyé par courriel afin de conserver une communication régulière avec les membres
 
d) Les moyens suivants sont mis à la disposition des membres :
  • Site web sécurisé par mot de passe
    • Forums de discussions avec abonnement (recevoir les messages dans son courriel) facultatif
    • Bibliothèques de documents et d'outils (fichiers)
    • Espace thématique
  • Conférences téléphoniques
  • Webinaires
  • Activités présencielles
9. Rencontre des membres 
 
a) Les membres de la CVAP se rencontrent au moins une fois par année. De façon optimale, deux rencontres annuelles seront proposées.
b) Ces rencontres se déroulent généralement en deux temps : 1) échanges sur des contenus reliés à la pratique en soins d'urgence; 2) échanges sur les activités de la CVAP.
c)  La visio-conférence peut être offerte aux membres ne pouvant se déplacer mais uniquement si ce mode de communication est approprié aux contenus visés.

Les « règles du jeu »

10. Propriété intellectuelle
 
a) Le membre comprend que toutes les informations et documents qu'il transmettra via le site de la CVAP pourront être utilisés par d'autres membres.
b) Le membre s'engage à transmettre uniquement des informations et documents qui ne sont pas de nature confidentielle, qui ne portent pas atteinte à la vie privée et qui ne violent pas les droits d'auteurs ou de propriété intellectuelle d'une tierce partie.
c) Le membre reconnaît que les droits d'auteur des contenus développés collectivement à partir de ce site appartiennent à la « Communauté virtuelle d'apprentissage et de pratique en soins d'urgence du Québec »  et qu'une mention devra le préciser s'ils sont diffusés hors du site.
d) Le membre s'engage à utiliser les informations et documents retirés du site uniquement à des fins professionnelles et en en citant la source lorsque requis.
e) Le membre s'engage à obtenir l'autorisation préalable des auteurs d'un document avant de le diffuser à une tierce partie ou de l'utiliser à d'autres fins que pour ma pratique professionnelle.
f)  Le site web de la CVAP contient des hyperliens vers d'autres sites web. Le membre comprend que les autres membres de la communauté et le CESS ne sont pas responsables des contenus de ces autres sites.
 
11. Gestion de l'information (durée de conservation, accessibilité)
 
Message du forum
 
a) Les messages des forums sont archivés dans un répertoire spécifique mais sont toujours accessibles aux membres d'une année à l'autre.
b) La durée de conservation des messages des forums est déterminée par la pertinence de leur contenu.
c)  À chaque année, l'animateur ou l'animatrice peut retirer du site web de la CVAP des contenus jugés non-utiles ou « périmés ».
 
Fichiers - documents
 
a) Les documents (fichiers) sont conservés sur un serveur sécurisé.
b) Après 2 ans, l'animateur ou l'animatrice peut retirer du site web de la CVAP des fichiers jugés non-utiles ou « périmés ».
 
Vidéos
 
a) Les vidéos sont conservées sur un serveur sécurisé.
b) Ils sont disponibles pendant au moins 1 an et jusqu'à ce que les frais reliés à l'espace du serveur nécessaire pour les héberger pourront être assumés par la CvP.
c) Les vidéos peuvent être hébergées sur d'autres sites que celui de la CvP uniquement si la propriété intellectuelle peut être assurée.
 
12. Communications externes
 
a) Une page publique du site web de la CvP est utilisée pour diffuser des informations à l'ensemble du réseau de la santé et au grand public.
b) Les membres de la CvP peuvent se dissocier d'une production de la CvP (ex : outils de travail créé collectivement)
 
13. Considérations linguistiques
 
a) La langue d'échange de la CvP est le français.
b) Des documents d'autres langues peuvent être échangés
c)  Des activités impliquant des communications dans d'autres langues peuvent être réalisées uniquement après validation par le comité de direction (ex : conférence-webinaire d'un expert anglophone)

La gouvernance de la CvP

14. Gouvernance et rôles des différents acteurs 
 
Comité de direction
 
La CVAP est gérée par un comité de direction composé de 5 personnes:
  • une directrice des soins infirmiers (DSI) d'un établissement membre
  • l'animatrice de la communauté
  • la coordonnatrice professionnelle de la communauté
  • deux autres participantes de la communauté 
Les membres du comité sont nommés par les membres de la communauté. La durée de leur mandat est de 2 ans, renouvelable.
 
Le mandat du comité de direction est de :
  • s'assurer des conditions de fonctionnement optimal de la communauté (ex. : animation, plate-forme, budget, etc.) ;
  • établir les directions fondamentales de la communauté (ex. : objet de la communauté, validation des documents produits par la CVAP, profils des participants, etc.) ;
  •  Identifier les établissements qui peuvent adhérer à la CVAP ;
  • gérer les situations soulevant des enjeux particuliers (ex. : projets spéciaux, subvention, propriété intellectuelle des échanges, etc.)
 Le comité de direction se rencontre au besoin en utilisant les moyens qu'il juge appropriés (ex. : conférence téléphonique, rencontre, visioconférence, etc.).
  
Coordination professionnelle
 
Une participante à la communauté est identifiée par ses pairs afin de réaliser des fonctions de coordination professionnelle de la communauté. Ces fonctions comprennent :
  • favoriser le rayonnement de la communauté ;
  • contribuer au recrutement de nouveaux membres de la communauté ;
  • agir comme porte-parole de la communauté ;
  • piloter le comité de direction de la communauté.
15. Modalités d'évaluation de la communauté
 
a) Le CESS est responsable d'évaluer de façon continue les activités de la CVAP.
b) Au moins une fois par année, un sondage à l'ensemble des membres est réalisé et analysé par le comité de direction.