Charte de participation de la

« Communauté virtuelle de pratique des infirmières GMF du Québec »

2016-2017

Caractéristiques de notre communauté

1.      Nom de la communauté

« Communauté virtuelle de pratique des infirmières GMF du Québec ». Site web : http://liferay6.cess-labs.com/web/cvp-gmf

2.      Raison d'être

Promouvoir la pratique infirmière dans les groupes de médecine de famille (GMF) afin de contribuer à l'amélioration de la qualité et de la sécurité des soins et services de première ligne au Québec.

3.      Finalité

Mettre en commun les connaissances et les outils de travail permettant le développement professionnel continu des infirmières en GMF du Québec.

4.      Valeurs :

·         PARTAGE

·         RÉCIPROCITÉ

 

·         ENTRAIDE

·         CONFIANCE

 

·         ENGAGEMENT

·         COHÉRENCE

·         HARMONISATION

5.      Qui peut être membre?

  • Les infirmières de GMF de toutes les régions du Québec, qu'elles soient techniciennes, cliniciennes ou praticiennes spécialisées de première ligne (IPSPL).
  • D'autres professionnels en soins infirmiers ayant pour mandat l'amélioration continue de la pratique infirmière en GMF, tels que des conseillères (cadres) en soins infirmiers, des chefs de programme ou des chercheurs.

 

Dynamique entre les membres

6.      Engagement des membres et principes de participation

a)  S'engager à visiter régulièrement le site de la CvP et répondre aux messages des autres membres dans le forum.

b)  Répondre en apportant une expérience, une opinion, un fichier, etc. Répondre en mentionnant qu'on a le même questionnement que l'auteur d'un message. Ceci permet d'identifier des besoins communs.

c)  S'engager à partager avec les autres membres les informations (opinions, expertises, expériences et documents) que le membre possède en lien avec les objectifs de la CvP (tous les documents et références peuvent être joints dans un message dans le forum. L'animatrice se chargera de classer l'information au bon endroit sur le site).

En ce sens, les échanges sur le site ne sont pas considérés comme des consultations professionnelles et ne peuvent pas engager la responsabilité d'une autre personne.

d)  Demander du soutien technique si difficultés à utiliser les modalités d'échange de la CvP.

e)   Par ailleurs, le membre :

  • Est l'utilisateur unique de son compte et mot de passe.
  • Demeure responsable de l'utilisation des informations et des documents obtenus via la CvP.
  • S'engage à faire preuve de respect dans les échanges.

7.      Mode de communication entre les membres de la CvP

a) Le mode d'échange entre les membres est principalement le forum de la CvP.

b) Les membres qui se téléphonent ou se rencontrent pour échanger sont invités à laisser une trace de leur discussion dans un message du forum afin d'en faire profiter l'ensemble des membres.

c) L'animatrice ou le coordonnateur utilise le « Mot de l'animatrice » envoyé par courriel afin de conserver une communication régulière avec les membres.

d)  Les moyens suivants sont mis à la disposition des membres :

  • Site web sécurisé par mot de passe
    • Forums de discussions avec abonnement par défaut (recevoir les messages dans son courriel)
    • Bibliothèques de documents et d'outils (fichiers)
  • Conférences téléphoniques
  • Webinaires
  • Activités présentielles

8.       Rencontre des membres 

Il est important, pour une communauté de pratique, de créer des liens entre les membres et les échanges en présentiel sont un bon moyen pour le faire. Historiquement, les infirmières de la CvP se rencontraient minimalement une fois par année lors de la « Journée annuelle de la CvP ». Avec l'arrivée des technologies de communication (visioconférence, webinaire) et les contraintes budgétaires du réseau de la santé, il est nécessaire d'adapter la formule des rencontres selon les ressources disponibles. À la suite de la consultation des membres, la formule de rencontre annuelle est déterminée par le comité de pilotage.

 

Les « règles du jeu »

9.      En matière de propriété intellectuelle, chaque membre :

a) Comprend que toutes les informations et tous les documents qu'il transmettra via le site de la CvP pourront être utilisés par d'autres membres.

b) S'engage à transmettre uniquement des informations et documents qui ne sont pas de nature confidentielle, qui ne portent pas atteinte à la vie privée et qui ne violent pas les droits d'auteurs ou la propriété intellectuelle d'une tierce partie.

c) S'engage à utiliser les informations et documents téléchargés à partir du site uniquement à des fins professionnelles et en citant la source lorsque requis.

d) S'engage à obtenir l'autorisation préalable des auteurs d'un document avant de l'utiliser à d'autres fins que pour sa pratique professionnelle.

Le site web de la CvP contient des hyperliens vers d'autres sites web. Chaque membre comprend que les autres membres de la communauté et le Centre d'expertise en santé de Sherbrooke (CESS) ne sont pas responsables du contenu de ces autres sites.

10.   Gestion de l'information (durée de conservation, accessibilité)

a) Message du forum

  • La durée de conservation des messages des forums est déterminée par la pertinence de leur contenu.
  • Chaque année, l'animateur ou l'animatrice peut retirer du site web de la CvP des contenus jugés non utiles ou « périmés ».

b) Fichiers – documents – vidéos

  • Les fichiers sont conservés sur un serveur sécurisé.
  • Après 2 ans, l'animateur ou l'animatrice peut retirer du site web de la CvP des fichiers jugés non utiles ou « périmés ».

11.   Communications externes

Une page publique du site web de la CvP est utilisée pour diffuser des informations à l'ensemble du réseau de la santé et au grand public.

12.   Considérations linguistiques

a) La langue officielle d'échange de la CvP est le français.

b) Des documents d'autres langues peuvent être échangés.

c) Des activités impliquant des communications dans d'autres langues peuvent être réalisées uniquement après une validation par le comité de pilotage (ex. : conférence-webinaire d'un expert anglophone).

 

La gouvernance de la CvP

13.   Gouvernance et rôles des différents acteurs 

a) Les activités de la CvP sont financées par des frais d'inscription acquittés par les GMF ou les établissements.

b) Des participations financières de partenaires privés ou publics sont possibles. Le cas échéant, la CvP doit s'assurer de maintenir son autonomie et respecter les règles éthiques applicables.

c) La CvP est soutenue par le CESS qui s'appuie sur un comité de pilotage.

d) Le comité de pilotage de la CvP :

Mandat :  

o   Valider les orientations de la CvP.

o   Évaluer la satisfaction des membres de la communauté.

o   Établir annuellement les frais d'inscription.

o   Planifier le calendrier des activités annuelles de la communauté.

o   Promouvoir les activités, les inscriptions et la participation des membres de la CvP.

o   Identifier un ou une porte-parole de la communauté.

Composition et fonctionnement:

o   Le comité est composé de 5 à 8 membres de la CvP. L'animatrice et le responsable du CESS participent aussi aux rencontres du comité.

o   Les membres du comité doivent refléter autant que possible la diversité des réalités géographiques et professionnelles des membres.

o   Nomination et durée : Les membres du comité ne sont pas rémunérés et leur mandat est d'un an. 

o   Fréquence et modalité des rencontres : le comité se rencontre au moins 4 fois par année, ou selon les besoins exprimés, lors de conférences téléphoniques d'une durée de 1 h.

e) Le CESS :

  • Assure le coaching de la CvP et s'assure aussi que l'animateur ou l'animatrice de la CvP possède les compétences requises en vue de réaliser ses fonctions.
  • Assure le soutien technique aux membres dans l'utilisation des moyens de communication et d'échanges mis à leur disposition.

14.   Modalités d'évaluation de la communauté

a) Le CESS est responsable d'évaluer de façon continue les activités de la CvP telles que la fréquentation du site web, la participation aux webinaires, etc.

b) Au moins une fois par année, un sondage à l'ensemble des membres est réalisé et analysé par le comité de pilotage.

En bref... En bref...

Raison d'être

Promouvoir la pratique infirmière dans les groupes de médecine de famille (GMF) afin de contribuer à l'amélioration de la qualité et de la sécurité des soins et services de première ligne au Québec.

Finalité

Mettre en commun les connaissances et les outils de travail permettant le développement professionnel continu des infirmières en GMF du Québec.

Qui peut être membre?

  1. Les infirmières de GMF de toutes les régions du Québec, qu'elles soient techniciennes, cliniciennes ou praticiennes spécialisées de première ligne (IPSPL).
  2. D'autres professionnels en soins infirmiers ayant pour mandat l'amélioration continue de la pratique infirmière en GMF, tels que des conseillères (cadres) en soins infirmiers, des chefs de programme ou des chercheurs.